Из всех активов, находящихся в распоряжении компании, самый ценный – это время. Поэтому одна из приоритетных задач компании – стараться тратить свое время на действия и задачи, которые приносят пользу бизнесу. Что поможет делать это успешнее? Автоматизация бизнес-процессов.
Автоматизируя рутинные и повторяющиеся задачи, компании могут высвободить время и потратить его на более продуктивную или прибыльную деятельность. Кроме того, автоматизация поможет снизить вероятность ручных ошибок, сэкономить время и силы.
К счастью, автоматизация бизнес-процессов подходит не только предприятиям и крупным компаниям. Малый бизнес может извлечь из нее такую же, если не большую выгоду.
Вопрос больше не в том, стоит ли автоматизировать малый бизнес, а в том, чтобы выяснить, какие именно процессы и функции можно автоматизировать. Предлагаем вашему вниманию список из 10 вещей, которые ваш малый бизнес должен автоматизировать в первую очередь.
1. Выставление счетов клиентам
Бухгалтерский учет и выставление счетов сложны даже для крупных предприятий. Для малых компаний с ограниченным штатом задача существенно усложняется. Поэтому автоматизация может стать настоящим спасением. Рассмотрим, как именно.
- Существует множество инструментов, которые автоматически отслеживают расходы и табели учета рабочего времени, проверяют точность данных и помогают сформировать готовые к отправке счета.
- С помощью инструментов автоматизации вы также можете автоматически отслеживать статус платежей и даже периодически уведомлять клиентов о любых неоплаченных счетах.
Вам больше не придется гоняться за клиентами или беспокоиться о точности счетов. Надежность и корректность документооборота также помогут построить более прочные и доверительные отношения с клиентами, что неоценимо для малого бизнеса.
2. Маркетинг
Маркетинг играет важнейшую роль в развитии малого бизнеса. Однако при ограниченном штате и небольшом бюджете не всегда легко найти время и средства, необходимые для проведения масштабных маркетинговых кампаний.
К счастью, сейчас существует множество мощных автоматизированных маркетинговых инструментов.
Так, согласно проведенным исследованиям за 2022 год, 79% компаний автоматизируют маркетинговые процессы, что подчеркивает их растущую важность в современном бизнесе.
Использование таких инструментов помогает преодолевать разрыв между малыми предприятиями и их более крупными конкурентами. Кроме того, эти инструменты берут на себя трудоемкие задачи, позволяя вам и вашей команде сосредоточиться на разработке маркетинговых кампаний и стратегий для роста бизнеса.
С чего начать?
Для начала выясните, какие маркетинговые каналы вы хотите использовать, и определите действия, которые необходимо автоматизировать, например:
- маркетинг в соцсетях;
- рекламная рассылка;
- оптимизация ключевых слов;
- автоматизация маркетинга брошенных корзин;
- A/B-тестирование;
- лидогенерация;
- исследования рынка.
Для таких действий и многого другого существует широкий спектр инструментов автоматизации.
3. Управление проектами
Управление проектами может значительно выиграть от автоматизации бизнес-процессов. Как правило, проекты включают много рутинных и административных задач, которые легко автоматизировать. Это приводит к значительной экономии времени и усилий, которые высвобождаются для решения стратегических задач.
Автоматизация управления проектами помогает повысить производительность сотрудников и одновременно снизить нагрузку на них.
В управлении проектами существует множество областей, которые можно легко автоматизировать. Вот некоторые примеры:
- рассмотрение и утверждение;
- составление отчетов;
- выставление счетов;
- планирование;
- отслеживание задач;
- учет рабочего времени и многое другое.
Если вы ищете инструменты для управления клиентскими проектами, задумайтесь о приобретении инструмента автоматизации профессиональных услуг (PSA).
Инструменты PSA – это комплексные решения, которые помогут автоматизировать широкий спектр процессов, таких как управление временем, затрачиваемым на задачи проекта; отслеживание бюджетов, отправка обновлений проекта в режиме реального времени заинтересованным сторонам и многое другое.
4. Управление ресурсами
Идентификация и распределение ресурсов для различных задач и проектов вручную занимает много времени. Приходится работать одновременно с несколькими электронными таблицами, расписаниями и другими документами, что увеличивает риск перераспределения или недораспределения. Учитывая то, что это может привести к резкому снижению эффективности, малый бизнес может значительно выиграть от автоматизации данного процесса.
- Автоматизированное управление ресурсами позволяет быстро выделить нужный ресурс для конкретной задачи на основе заранее обозначенных критериев для получения желаемых результатов.
- Поскольку такие инструменты также могут проверять доступность ресурсов на основе их графиков работы и расписаний, всегда можно проверить, достаточно ли ресурсов для проекта в любой момент времени.
5. Учет времени
Учет времени составляет костяк нескольких основных организационных процессов. Данные об отработанном времени необходимы для расчета зарплаты, стоимости проекта и выставления счетов клиентам. Важно, чтобы сотрудники своевременно предоставляли точные табели учета рабочего времени, иначе упомянутые выше процессы могут нарушиться.
К сожалению, сотрудники обычно не любят заполнять табели учета рабочего времени вручную, и при этом они нередко вносят туда данные наугад. Возникающая в результате неточность может привести к многочисленным проблемам с расчетом заработной платы и к несоответствиям в будущем.
Чтобы избежать ошибок, малым предприятиям следует рассмотреть возможность внедрения инструментов для автоматизированного учета рабочего времени. Эти инструменты могут облегчить заботы с обеспечением точных данных табеля учета рабочего времени, за счет:
- легкости отслеживания времени, затрачиваемого на различные рабочие приложения;
- сбора данных о времени в любом месте и в любое время для удаленных сотрудников;
- автоматического учета времени по проектам, задачам и действиям;
- предотвращение ошибок из-за человеческого фактора;
- удовлетворения требованиям нормативного соответствия и т.д.
6. Служба поддержки
У клиентов может возникнуть множество вопросов о вашей компании, продуктах или услугах. Хотя у вас может быть FAQ для ответов на наиболее распространенные вопросы, возможно ли предвидеть их все?
Нет.
Кроме того, клиенты не могут отправлять электронные письма или звонить в вашу компанию каждый раз, когда им что-то интересно. Клиенты скорее уйдут, чем будут ждать ответ в сегодняшнем гиперконкурентном пространстве.
Чтобы предотвратить такую ситуацию, рассмотрите возможность добавления чат-бота на сайт.
- Чат-боты могут оказывать качественную поддержку вашим клиентам 24/7/365.
- Помимо помощи клиентам в отслеживании их заказов, чат-боты могут даже рекомендовать продукты и отвечать на запросы.
Это снижает нагрузку на операторов службы поддержки, поскольку они больше не обременены большим количеством простых и повторяющихся вопросов. Вместо этого они могут заменить чат-бота, когда требуется личный контакт или возникают более сложные вопросы.
7. Организация оплаты труда
Когда у вас всего несколько сотрудников, начисление зарплаты может показаться не очень сложной задачей. Однако по мере того, как ваш бизнес растет и все больше человек присоединяются к штату, расчет заработной платы быстро становится настоящим кошмаром. Как бы то ни было, вы должны обеспечить правильную и своевременную оплату труда сотрудников, соблюдая при этом все налоговые нормы. Невыполнение требований может привести к крупным штрафам.
Благодаря автоматизации расчета заработной платы малый бизнес может:
- сэкономить много времени, особенно во время подачи налоговых деклараций;
- кардинально снизить вероятность ошибок;
- обеспечить соблюдение последних норм налогового законодательства.
8. Документация и учет
Бесспорно, учет и ведение документации имеют решающее значение для бизнеса. Такие документы, как отчеты о расходах, финансовые отчеты, счета-фактуры и т. д., необходимы для широкого спектра задач, от принятия решений до определения налоговых обязательств и соблюдения законов и нормативных актов.
Невыполнение требований к ведению документации может негативно сказаться на вашем бизнесе. Однако не все представляют, насколько легко потерять важные документы и записи, если не обеспечить их надежное хранение.
Инструменты автоматизации бизнес-процессов могут значительно снизить риск потери доступа к жизненно важным документам и их утраты.
- Такие инструменты помогут структурировать документы по категориям для быстрого доступа и экономии времени.
- Эти инструменты подходят для автоматического регулярного резервного копирования данных.
- Некоторые из этих решений могут даже шифровать данные, чтобы предотвратить доступ к ним злоумышленников.
Некоторые бизнес-решения, предназначенные для других процессов, таких как начисление заработной платы и выставление счетов, также могут иметь функции регулярного создания резервных копий данных. В таком случае вам не понадобится для этого отдельный инструмент. Вы сможете защитить данные и при этом гарантировать, что будете иметь к ним доступ в любое время.
9. Анализ данных и отчеты
Поскольку сегодня информация играет все более важную роль в ведении бизнеса, многие организации переходят на подход, основанный на данных. Используя автоматизированный анализ данных, небольшие организации могут получить важнейшую информацию о своих бизнес-процессах, поведении клиентов, рыночных тенденциях и многом другом.
Как это может помочь:
- средства автоматизации анализа данных позволяют легко извлекать, консолидировать и анализировать данные из различных бизнес-процессов;
- эти инструменты также визуально представляют данные и аналитику в виде информационных панелей, диаграмм и т. д., что облегчает понимание информации;
- можно даже периодически создавать и отправлять отчеты всем заинтересованным сторонам и менеджерам, чтобы уведомлять их о последних событиях.
10. Система управления клиентской базой (CRM)
По мере развития бизнеса становится сложнее эффективно взаимодействовать с каждым клиентом в отдельности. Чтобы сохранять хорошие отношения с клиентами, придется тратить много времени и усилий на общение с каждым клиентом, что чрезвычайно сложно. Вот почему стоит потратиться на автоматизацию инструментов управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
- Эти инструменты сравнивают и объединяют всю информацию, касающуюся клиентов. Это избавляет от необходимости просматривать несколько баз данных, чтобы проверить информацию о клиенте, что в итоге обеспечивает более высокую удовлетворенность клиентов.
- Кроме того, инструменты CRM помогают эффективно создавать воронку продаж и управлять ею за счет автоматизации ключевых задач.
Подведение итогов: важность автоматизации бизнес-процессов
Как видите, используя автоматизацию бизнес-процессов для рутинных и повторяющихся задач, малые предприятия могут сосредоточиться на действительно важных целях, таких как развитие и рост бизнеса. Более того, технологические достижения сделали эти инструменты более доступными, чем когда-либо, что позволяет малому бизнесу использовать их и добиваться большей эффективности.
Уже не стоит вопрос, стоит ли автоматизировать бизнес-процессы. Речь о том, что малые предприятия должны продолжать искать эффективные способы автоматизации своих задач, чтобы сэкономить драгоценное время и сосредоточиться на росте.