У каждой компании есть данные разного уровня: сведения о клиентах, их покупках или история взаимодействия с вашим продуктом. Это касается любого бизнеса вне зависимости от сферы деятельности. По мере роста вашей компании поток информации будет только увеличиваться. Способность управлять тысячами (если не миллионами) точек данных жизненно необходима для успеха любого предприятия.
Несмотря на огромное количество и разнообразие информации, с ней нельзя работать без продуманного плана. Стратегия обработки данных не сформируется сама по себе – ее придется долго создавать и постоянно оптимизировать. Эту задачу должны решить для себя все компании вне зависимости от своего размера.
Из этой статьи вы узнаете, что такое стратегия данных и какие факторы нужно принимать во внимание при ее разработке.
Что такое стратегия данных?
Стратегия данных – это долгосрочный план, определяющий всесторонний и комплексный подход к взаимодействию с данными в бизнесе. Она объединяет основные компоненты управления жизненным циклом информации: сбор, хранение, обслуживание, применение и очистку. Стратегия предполагает создание общего подхода к обработке данных во всех приложениях и отделах компании. Таким образом можно повсеместно сохранять точные, последовательные и актуальные сведения.
Стратегия управления данными – один из компонентов стратегии данных, который помогает бизнесу предотвратить несогласованность и неточность информации.
В каких случаях необходима стратегия данных?
Вам следует разработать стратегию данных и периодически пересматривать и обновлять ее – особенно в ходе внедрения новых приложений и рабочих процессов. Если у вас до сих пор нет четкого плана, то сейчас самое время им заняться.
Создав четкую стратегию управления данными, вы сможете оптимизировать производительность всех процессов внутри компании. С ее помощью гораздо легче выполнять следующие задачи:
- поддерживать надежность и точность данных;
- отслеживать соблюдение всех правил защиты данных;
- создать единую версию данных с возможностью синхронизации между всеми приложениями;
- обеспечить полезную и актуальную отчетность, влияющую на бизнес-решения.
Стратегия данных помогает всем отделам эффективно выполнять свою работу и при этом дает полное представление о производительности. Благодаря этому руководители команд смогут быстро принимать решения, преодолевая риски и используя все доступные им возможности.
Компоненты стратегии данных
У всех стратегий данных есть несколько основных элементов. Необходимо составить план для каждого из них по отдельности, а затем продумать работу с ними в совокупности. Только так вы сможете организовать наиболее эффективный подход к управлению данными на каждом этапе их жизненного цикла.
При создании основы для стратегии данных ориентируйтесь на следующие ключевые компоненты:
- сбор данных;
- хранение данных;
- обслуживание данных;
- интеграция данных;
- очистка данных;
- обработка данных и ведение отчетности.
От способа сбора данных зависят все последующие шаги, поэтому очень важно сделать правильный выбор на начальном этапе.
Далее вам следует обеспечить защищенное хранение и обслуживание информации. Это необходимо для гарантии целостности данных и надежности стратегии управления.
Также рекомендуется организовать интеграцию между приложениями, чтобы создать единый источник истины. Тогда вам не придется сомневаться в том, какая версия является правильной.
Если информация перестает представлять ценность или теряет точность, в большинстве случаев ее следует удалить. После этого она не сможет испортить другие данные или повлиять на общее качество вашей базы.
Оптимизировав эти компоненты, вы сможете с большей эффективностью использовать данные в работе – например, путем внедрения отчетности.
Главные задачи при составлении стратегии данных
Стратегия данных призвана упростить сбор, обслуживание и использование высококачественных данных. В ходе своей работы вы всегда будете уверены в том, что бизнес-процессы вашей компании наилучшим образом обрабатывают информацию.
На разработку стратегии данных может уйти приличный срок, но она упрощает все последующие действия и в долгосрочной перспективе экономит ваше время и деньги. Вне зависимости от отрасли и размера вашего бизнеса, вы сполна окупите все затраченные усилия на ее создание и периодическое обслуживание.
Процесс создания стратегии данных представляет из себя решение нижеперечисленных вопросов. Большинство компаний смогут сформулировать ответы на них в коротком документе.
1. Какие данные представляют ценность для вашей организации?
Разработка стратегии данных начинается с определения информации, полезной для вашей организации. От этого зависит, какие именно сведения стоит собирать в формах для привлечения лидов и других каналах.
Рассмотрите необходимость сбора следующих типов данных и более детально изучите каждый из них:
- данные о лидах;
- данные о клиентах;
- данные веб-сайта;
- данные социальных сетей;
- данные о продукте;
- данные о рынке.
2. Как вы будете собирать высококачественные данные?
Определив, какие сведения стоит собирать, вам следует убедиться в их качестве. «Грязные» данные в CRM зачастую скорее бесполезные, нежели ценные. Критерии качественной информации: точность, полнота, актуальность, последовательность, доступность и своевременность. Только такие данные могут влиять на процесс принятия решений.
3. Как вы будете надежно хранить и обслуживать данные?
Действия по защите, анализу и управлению информацией о клиентах входят в стратегию управления данными. Она, в свою очередь, является одной из составляющих общей стратегии данных. При ее создании очень важно выбрать адекватное решение для хранения информации.
4. Как вы будете поддерживать единый источник истины в ваших данных?
Для обеспечения согласованности между приложениями требуется синхронизация данных. Она соединяет точки между вашими приложениями – от CRM до ПО для автоматизации и бухгалтерской системы – и сообщает обо всех изменениях информации между ними. Благодаря обновлениям в режиме реального времени вы всегда будете знать, что имеете дело с самыми свежими данными. Вам также не придется вручную обновлять их.
5. Как вы будете удалять некачественные или устаревшие данные?
Некачественной считаются неверные, устаревшие или иным образом испорченные данные. Чтобы не допустить их попадания в базу данных, в своей стратегии вы должны определить:
- как выглядят некачественные данные для вашей организации;
- как вы можете их выявить (в идеале – с помощью автоматизированных процессов);
- как и когда вы будете их удалять.
К примеру, можно создать автоматизированный список в CRM, куда будут вноситься контакты с отклоненными адресами электронной почты. Каждый месяц просматривайте этот список и удаляйте контакты, которые вам точно не понадобятся.
В рамках плана по очистке данных также важно решить, как вы будете работать с отказами от рассылки и удалять контактную информацию по запросам пользователей.
6. Как вы будете соблюдать правила защиты данных?
Вопрос безопасности актуален для каждого этапа жизненного цикла данных. Чтобы ваша организация соответствовала существующим правилам, стратегия должна быть безопасной по своей структуре. Начав выполнять другие ключевые шаги из этого списка, вы уже продвинетесь в правильном направлении. Также полезно использовать ПО для обеспечения соответствия требованиям GDPR и ознакомиться с основными методами защиты данных.
7. Как вы будете использовать данные?
Все организации хранят данные по одной причине: чтобы превратить их в информацию. Это происходит после обработки, интерпретации и систематизации данных. После этого вы можете использовать их для наполнения отчетов в дашборде, обоснования бизнес-решений и оптимизации клиентского опыта.
Сейчас самое время разработать стратегию данных
Внедрять более эффективные методы работы с информацией никогда не поздно. Определите, как ваша организация будет собирать, хранить и использовать данные – начните хотя бы с нескольких листочков бумаги формата А4. После этого запустите процессы, которые сразу будут оптимизированы в соответствии с описанной стратегией.