Все, что вам нужно знать об автоматизации бизнес-процессов

Разговоры об автоматизации у многих навевают мысли о судном дне из фильма «Терминатор».

Однако, если отбросить теории заговора, здесь и сейчас она помогает маркетологам быстрее развивать бизнес и эффективнее выполнять свою работу.

Более того, 29% специалистов используют автоматизацию при внедрении персонализации во взаимодействия с клиентами. В целом с 2017 года использование искусственного интеллекта маркетологами выросло на 44%.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет профессионалам уделять больше времени выполнению творческих задач высокого уровня. Перестав отвлекаться на рутинную работу, ваша команда сможет добиться лучших результатов.

В этой статье вы найдете все, что вам нужно знать об автоматизации. Мы рассмотрим ее особенности, основные преимущества и примеры использования. Также вы найдете список лучших инструментов для автоматизации бизнеса.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов – использование технологий для автоматического выполнения повседневных, рутинных задач. Это эффективный и быстро окупаемый способ оптимизировать процессы компании. Кроме того, он позволяет сотрудникам уделять больше времени более сложным задачам.

Автоматизацию бизнес-процессов можно использовать во многих областях, включая маркетинг, продажи, управление персоналом и обслуживание клиентов.

К примеру, чат-боты являются одной из форм автоматизации бизнес-процессов в маркетинге. Аналогичным образом можно автоматизировать управление контрактами в отделе продаж.

Сейчас вы наверняка задаетесь вопросом: какие задачи стоит «автоматизировать?».

В целом, если процесс повторяется, не допускает человеческих ошибок и требует последовательности, то вам следует рассмотреть возможность автоматизации.

Прежде чем мы рассмотрим примеры автоматизации бизнес-процессов, вам, возможно, будет интересно узнать, почему именно их стоит использовать. Ниже мы рассмотрели самые главные причины.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация позволит укрепить отношения с клиентами, создать дашборды с отчетностью и стандартизировать рабочие процессы.

Но как все это вам поможет?

Ниже перечислены главные преимущества автоматизации бизнес-процессов:

1. Экономия времени

Экономия времени

Рутинные задачи занимают больше времени, чем вам могло показаться. Хотя они важны и их нельзя игнорировать, вовсе не обязательно тратить на них человеко-часы.

Автоматизация бизнес-процессов избавит ваших сотрудников от необходимости отвлекаться на мелкие задачи, например, на заполнение бумаг. Благодаря современным технологиям можно мгновенно выполнять простую работу, на которую обычно тратится много времени.

Кроме того, автоматизация позволит вашим сотрудникам сосредоточиться на выполнении задач более высокого уровня, например, на проведении исследований или налаживании деловых отношений. Таким образом они станут полезней и начнут зарабатывать больше денег для вашего бизнеса.

2. Минимизация человеческого фактора

Все люди время от времени путают слова и цифры. Такова человеческая природа. Одна ошибка – например, неверный номер счета-фактуры – может вызвать серьезные проблемы для вашей компании.

Благодаря автоматизации беспокоиться о человеческом факторе не придется. С ее помощью можно мгновенно заполнять бумаги, передавать документы и собирать подписи.

Кроме того, автоматизированные инструменты могут отправлять напоминания сотрудникам, которые забыли выполнить ту или иную задачу.

3. Довольные сотрудники

Как правило, рутинные задачи являются самыми ненавистными. Людям не нравится выполнять монотонную работу, какой бы важной она ни была.

Благодаря автоматизации вашим сотрудникам больше не придется заниматься рутиной. В результате они станут счастливее и будут с большим энтузиазмом выполнять свою работу.

4. Упорядочивание данных

Автоматизация бизнес-процессов упорядочит все ваши данные и задачи. Программное обеспечение может автоматически документировать все бизнес-процессы. Информация о каждом этапе проекта будет доступна сразу всей команде.

Всё это облегчит процесс принятия решений для ваших сотрудников. Автоматизация – это ключ к прозрачной отчетности, ценным инсайтам и, зачастую, ускорению сроков выполнения работ.

Кроме того, информацию и уведомления можно настраивать. Ваша команда сможет получать индивидуальные напоминания о том, когда следует отправить определенное письмо или к какому сроку необходимо выполнить задачу по проекту.

5. Довольные клиенты

Довольные клиенты

Налаженные бизнес-процессы, как правило, позволяют проводить более успешные маркетинговые кампании и быстрее реагировать на запросы заказчиков.

Как следствие, ваши клиенты станут довольней. Инструменты для автоматизации бизнес-процессов помогут вам соответствовать высоким стандартам даже самых требовательных потребителей.

6. Соблюдение требований

Многие процессы в маркетинговой кампании должны соответствовать определенным требованиям. Например, при рассылке электронных писем необходимо соблюдать законы GDPR и CAN-SPAM.

С помощью инструментов автоматизации бизнес-процессов можно обеспечить соответствие рекламных кампаний этим требованиям. Ваша система сможет автоматически проверять документы: достаточно лишь один раз настроить ее.

Ознакомившись с преимуществами автоматизации, вы, возможно, задаетесь вопросом: как мне использовать ее в своем «бизнесе?». Ниже представлено несколько примеров.

Примеры автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов может применяться в различных сферах, включая маркетинг, продажи, обслуживание клиентов и управление персоналом. Ниже рассмотрено несколько примеров из каждой категории.

1. Управление проектами (Project Management)

Маркетологам часто приходится управлять сразу несколькими кампаниями и проектами. Благодаря автоматизации можно оцифровать рабочие процессы и автоматизировать всю логистическую часть кампании.

Например, инструменты для управления проектами могут подсказать вам, кто что делает и когда это должно быть сделано.

Как только сотрудник выполнит свою задачу, система автоматически уведомит об этом следующего члена команды в рамках рабочего процесса.

Кроме того, менеджеры получат доступ к дашбордам с информацией о том, как персонал справляется со своими обязанностями. Если кто-то не укладывается по срокам, то руководитель мгновенно получит соответствующее уведомление.

2. Служба поддержки клиентов

Служба поддержки клиентов

Служба поддержки клиентов сильнее всего выигрывает от автоматизации. С ее помощью можно автоматически отправлять ответы, если в электронном письме или чате появляются определенные ключевые слова.

Кроме того, при наличии списка часто задаваемых вопросов можно настроить чат-ботов в социальных сетях или на сайте.

Другие инструменты для автоматизации бизнес-процессов помогут анализировать, классифицировать и назначать тикеты поддержки соответствующим отделам и сотрудникам.

3. Социальные сети

Ежедневный постинг в нескольких социальных сетях порой очень изматывает. Кроме того, на это уходит много времени.

С помощью инструментов для автоматизации постинга в социальных сетях вы можете планировать посты заранее, чтобы не загружать их вручную каждый день.

Кроме того, с помощью специального ПО можно курировать контент. Подобные инструменты помогают оптимизировать продвижение в соцсетях.

4. Утверждение заказов

В большинстве случаев бизнес требует оформления тех или иных заказов. Программное обеспечение для автоматизации упрощает процесс утверждения и подтверждения.

Управление заказами иногда может занять целый рабочий день. С инструментами автоматизации вам не придется самостоятельно связываться с пятью членами команды, чтобы получить одобрение. Достаточно отправить уведомления своей команде и сделать все в режиме онлайн.

5. Онбординг

Онбординг – это трудоемкий процесс. Необходимо подготовить бумаги, заполнить налоговые документы и собрать подписи.

Благодаря инструментам автоматизации вашим рекрутерам и HR-менеджерам не придется управлять этим процессом вручную. Они смогут отправлять запросы в режиме онлайн и с помощью ПО видеть, какие документы уже готовы, а какие нет.

6. Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Система управления взаимоотношениями с клиентами чрезвычайно полезна. Нельзя по несколько раз отправлять одинаковые письма одному человеку. С помощью программного обеспечения «все в одном» можно просматривать все взаимодействия с клиентами в одном месте.

Кроме того, CRM-платформы помогают управлять лидами и рабочими процессами. С их помощью можно автоматически проводить лид-скоринг и определять, когда потенциальный клиент (MQL) становится заинтересованным (SQL).

7. Продажи

Торговые представители вынуждены создавать и отслеживать счета-фактуры. Все это можно делать автоматически с помощью ПО для автоматизации бизнес-процессов, чтобы сэкономить драгоценное время продавцов.

Кроме того, решения наподобие Sales Hub от HubSpot помогают управлять контрактами, создавать цепочки электронных писем и автоматизировать повседневные задачи торгового представителя.

Итак, теперь вы определили, для чего хотите использовать автоматизацию бизнес-процессов. Можно приступать к выбору инструментов. Ниже вы найдете список лучших вариантов.

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Выбор инструмента зависит от того, какой именно процесс необходимо автоматизировать. Перед покупкой ПО вы должны иметь представление о всех задачах, которые оно должно будет выполнять. Убедитесь, что у вас есть время для обучения сотрудников работе с новым программным обеспечением.

Кроме того, вы должны назначить тимлида, который будет отвечать за помощь вашей команде в период адаптации.

Нельзя просто купить новое программное обеспечение и позволить команде самостоятельно решать, как его внедрять. Необходим конкретный план того, как оно должно использоваться и кто будет отвечать за распределение определенных задач.

С учетом вышесказанного вы можете использовать следующие инструменты для автоматизации:

  • MailChimp
  • Constant Contact
  • Hootsuite
  • Buffer
  • Salesforce
  • Basecamp
  • Asana
  • Monday.com

В конечном итоге автоматизация бизнес-процессов облегчит вашу жизнь. С ее помощью будут выполняться повторяющиеся задачи без участия человеческого фактора. Кроме того, она освободит время для важных задач высокого уровня и ускорит развитие компании.

5 проверенных методов сбора фидбека с помощью опросов

комментарии